售后服務

售后服務流程

一、目的:
    建立用戶投訴管理規程,以便明確用戶投訴的定義、范圍及處理的基本要求。
 

二、適用范圍:
    本規程適用于公司產品的所有用戶投訴(書面、口頭、電話、電傳)。
 

三、職責:
    由商務部與質量保證部全面負責投訴處理。并設專職的客服專員與兼職質量信息員承擔具體工作。收到有關藥品引起嚴重的不良反應或直接危害患者健康的用戶投訴信件后,必須立即報告客服專員與質量信息員。如該人不在,則立即報告售后服務機構管理者,不得延誤。如發生在節假日、公休日,必須報告企業值班人員,不得延誤。必要時生產部、財務部、市場部等部門配合商務部和質量保證部完成用戶投訴處理。
 

四、定義
     投訴系指用戶或其它人員通過口頭或書面方式報告公司所售藥品可能的或事實上的質量缺陷或藥物不良反應。按照質量缺陷可能對用戶和企業本身造成的危害程度,可將投訴分為三類。
1、嚴重投訴:也稱緊急投訴,有可能對用戶造成傷害的產品質量問題或嚴重不良反應所引起的用戶投訴。
2、重要投訴:雖然對用戶不構成傷害,但對企業形象帶來負面影響或從長遠觀點看會影響產品銷售。
3、輕微投訴:引起投訴的藥品缺陷不影響臨床療效,對藥品包裝、貯存、運輸等提出的投訴。

 

五、作業流程:
1、商務部接到客戶投訴時,立即進行記錄,具體內容包括:購買時間、購買店面、購買產品、購買數量、購物憑證等。
2、商務部應對客戶投訴內容進行甄別、確認是否是我司產品
3、及時反饋給負責該地區的銷售經理,客服專員與銷售經理對投訴事件進行處理,聯系質檢部門對產品進行產品檢驗,結合檢驗結果,給予顧客合理的解決方案。
4、由客服專員進行回訪,達到顧客滿意。

 

六、客訴處理原則
1、客訴投訴處理原則:先傾聽客戶的需求,記錄詳細內容。
2、商務部將在客訴信息發生后,能當時解決的立即給予客戶回復;不能立即解決的需記錄在案,并組織公司相關部門及人員進行討論,將討論結果及時通知客戶,并在3個工作日進行回訪。    

 

七、品質問題責任
     對涉及生產問題造成顧客投訴的,由質量部對相關責任單位整改,若整改不力或不到位,必須第二次整改。對涉及外包印刷問題造成顧客投訴的,由生產部對相關責任單位整改。


 

 

 

售后服務管理規定

 

   為加強公司藥品的售后服務,促進以顧客滿意度為導向的方針的實現,特制定本辦法。

一、管理體制
1、公司營銷部門下設專門的售后服務職位和機構。 
2、公司售后服務機構負責公司藥品、客戶(用戶)意見收集、投訴受理等工作。 
3、公司設立專業售后服務隊伍,或者指定經銷商,不能因公司與經銷商之間的銜接不當、糾紛而影響對客戶(用戶)的服務。 
二、客戶意見和投訴
1、公司通過公示的服務(熱線)電話、公眾平臺或官方網站留言,接受客戶和消費者的服務咨詢、使用意見反饋、投訴等事務。 
2、客服專員接受專業培訓后,方可上崗。接待過程不得怠慢客戶和消費者。 
    對每一次來電、來信、來訪,接待員均應詳細記錄在案,填寫有關登記表,按規程分工送有關部門和人員處理。緊急事件應及時上報。  
3、受理的意見和投訴中涉及藥品質量送質量部門處理。 
4、受理的意見和投訴中涉及產品包裝破損、變質的,送物流、倉庫、生產部門處理。 
5、受理的意見和投訴中涉及公司營銷服務人員態度差、不盡職的,送營銷部門處理。  
6、公司藥品服務存在的重大問題,出現或可能出現?;兔教迤毓?、法律訴訟、影響公司公信力的,列為專案優先處置。對多次投訴處理后仍不服的,提升為個案處理。 
7、客戶的意見和投訴情況,作為考察與之相關部門和人員業績的依據之一。 

 

 

相關鏈接

版權所有:哈爾濱市康隆藥業有限責任公司 
公司地址:哈爾濱市江北利民開發區四平路88號    電話:0451-83345121